active Global Office – Managementsystem für Workflow und Dokumente

Sie haben Zugriff auf alle Informationen - genau dann, wenn Sie sie brauchen!

active Global Office ist ein zentrales Dokumentenmanagement, bei dem die tatsächlichen Workflows die Organisation bestimmen. Alle Dokumente liegen zentral als aktuelle Fassung vor. Global Office ist auf Speditionen und Logistik-Dienstleister zugeschnitten und passt sich ihren Strukturen an. Global Office wächst mit Ihren Anforderungen und Prozessen. active Global Office verwandelt unübersichtliche Ansammlungen von Dokumenten in klar strukturierte und jederzeit verfügbare Informationen.

So entstehen zentrale

• ektronische Kundenakten mit Hintergrundinformationen, Kundenanfragen, Besuchsberichten, aktuellen Angeboten und Verträgen
• Adressdatenbanken mit Lieferanten, Kunden, Interessenten, Mitarbeitern und vielen anderen Zielgruppen
• Akqusitions- und Ausschreibungsunterlagen aller laufenden und abgeschlossenen Projekte
• Firmen- und Personendokumente zum direkten Zugriff
• aktuelle und aussagekräftige Stammakten
• Wettbewerbsinformationen mit übersichtlicher Historie und
• Projektordner mit dem aktuellen Bearbeitungsstand.

Der Zugriff erfolgt online über das Intranet oder über das Internet und wird durch Rechtestrukturen im Mitarbeiterstamm einerseits und Rechtevergabe in der Datenbank andererseits geregelt. Die Mitarbeiter werden über To-do-Listen über Sachstand und Aufgaben informiert – in Eilfällen auch über Emails. Diese Emails sind direkt mit dem Dokument verlinkt und produzieren daher keine Kopien oder Doubletten.


Der Nutzen für Sie:

• Leicht zu implementieren
• Auch für kleine und mittlere Unternehmen gut geeignet
• Zentrale Ablage der aktuellen Originaldokumente im jeweiligen Bearbeitungsstand
• Verwaltung der Zugriffsrechte im Mitarbeiterstamm und am Dokument
• Schneller Zugriff auf aktuelle Dokumente durch Protokollierung aller Änderungen an den Dokumenten und dem Email- und Telefonverkehr
• Unternehmensweiter Zugriff auf alle Informationen über Intranet und Internet
• Jederzeit Einblick in den aktuellen Bearbeitungsstand von Projekten

active Global Office basiert auf einer active logistics Entwicklung mit der IBM Lotus software (Lotus / Domino).