Elektronischer Rechnungsversand

Die Effizienz zu steigern und Verwaltungskosten zu senken wird für Unternehmen und Organisationen immer wichtiger. Speziell bei der Rechnungsstellung werden für Unternehmen Einsparpotentiale bei einem Vergleich zwischen digitaler und traditionell papierbasierter Rechnungsstellung deutlich. Zusätzlich minimiert die digitale Variante den Bearbeitungsaufwand in der Rechnungsstellung und schont die Umwelt.

Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand hat auch positive Auswirkungen auf den Rechnungsempfänger: Die Rechnungen kommen ohne Umwege bei dem richtigen Sachbearbeiter an und sämtliche Arbeitsschritte, wie das Öffnen, manuelles Erfassen, Scannen, Vervielfältigen etc. entfallen. Auch die Weiterleitung an andere Abteilungen bzw. Niederlassungen ist denkbar einfach.

Eine Einführung des elektronischen Rechnungsversands ist mit der Einhaltung europäischer Richtlinien verbunden, die in Deutschland durch das Signaturgesetz (§ 14 Abs.3 UStG) geregelt sind. Nicht nur der Rechnungssteller muss Regularien beachten, sondern auch der Rechnungsempfänger wird vom Gesetzgeber in die Pflicht genommen. Eine digital erstellte Rechnung muss auf Empfängerseite verifiziert und archiviert werden, um die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des elektronisch übermittelten Rechnungsinhaltes gemäß GDPdU, Kapitel II.1 (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), gewährleisten zu können. Nur so kann der Empfänger die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen.

Effizienter Rechnungsversand „all in one“

Die E-Billing-Software active billing bietet Ihnen die einzigartige Komplettlösung: sämtliche gesetzlichen Anforderungen aller Beteiligten im Prozess werden bedacht und somit die Vorteile für alle Seiten nutzbar gemacht.

Die Plattform von active billing nimmt hierbei die Rechnungsdruckdaten diverser Formate aus dem ERP-System des Rechnungsstellers entgegen. Die Daten werden im gewünschten Rechnungsformat aufbereitet, PDF-konvertiert, elektronisch qualifiziert signiert, verifiziert, archiviert und an die jeweiligen Rechnungsempfänger zusammen mit dem dazugehörigen Verifikationsprotokoll übermittelt.

Im Gegensatz zu anderen Lösungen, die am Markt angeboten werden, umfasst active billing zusätzlich die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften, die von den Rechnungsempfängern erfüllt werden müssen. Deshalb wird jedem Empfänger nicht nur die Onlinerechnungen zusammen mit dem Verifikationsprotokoll per Email zur Verfügung gestellt sondern zusätzlich auch ein eigenes, völlig unabhängiges, elektronisches Rechnungsarchiv mit persönlichen Login-Daten. Dieses rechts- und revisionssichere Archiv bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, jederzeit die Rechnungen zu recherchieren, anzuzeigen und wenn nötig, eine erneute Verifikation der elektronischen Signatur durchzuführen.

active billing bietet Unternehmen somit eine neutrale Plattform für die webbasierte Abbildung des elektronischen Rechnungsverkehrs zwischen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern und ermöglicht so eine möglichst leichte Umstellung der papierbasierten Prozesse auf die digitale Verarbeitung

Mit unserem Beispielrechner können Sie jetzt prüfen, welches Einsparpotential sich bei einer Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand ergibt:

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active billing ist eine gemeinsame Lösung von OXSEED logistics, dem Joint Venture der active logistics GmbH und der OXSEED AG. Das Unternehmen bündelt die Kompetenzen des Hochverfügbarkeits-Rechenzentrums der active logistics-Gruppe mit dem Software- und Prozess-Know How der OXSEED AG und bietet branchenspezifische On Demand-Lösungen für die Logistikbranche.